Avis relatif à la protection des renseignements personnels de Services Makila Inc.
1. Introduction
Services Makila Inc. (« Services Makila Inc. » également appelé « nous ») comprend et respecte l’importance des renseignements personnels que nous recueillons afin de gérer notre entreprise et d’entretenir nos relations d’affaires. Services Makila Inc. a élaboré le présent avis relatif à la protection des renseignements personnels (l’« avis ») pour expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons (« traitement » et toutes les formes du verbe « traiter ») les renseignements portant sur des individus identifiables (« renseignements personnels ») comme vous. Le présent avis décrit également vos droits à la protection de vos renseignements personnels et la façon de les exercer.
Certaines dispositions peuvent excéder les exigences réglementaires. Dans de telles circonstances, Services Makila Inc. a toute discrétion quant à leur application.
2. Exigences relatives à l’avis
2.1 Responsabilité : Qui est responsable de mes renseignements personnels?
Services Makila Inc. est responsable des renseignements personnels que nous traitons. Nous avons nommé un responsable de la protection de la vie privée (le « RPVP ») pour superviser notre conformité à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.
2.1.1 Coordonnées de Services Makila Inc.
CANADA
Address: 1002, rue Sherbrooke Ouest, Montréal, QC, Canada, H3A 3L6
Email : Support@makila.ai
Téléphone: +1 514 284 7400
FRANCE
Adresse : 75, Boulevard Haussmann, 75008 Paris, France
Email : Support@makila.ai
2.1.2 Coordonnées de notre RPVP
Nom : Layla Nasr
Adresse: 1002, Rue Sherbrooke Ouest, H3A 3L6, Montréal, QC, Canada
Email: dpo@makila.ai
Téléphone: + 1 514 284 7400
2.2 Quels renseignements personnels traitons-nous? Services Makila Inc. traite les renseignements personnels suivants :
a) Identité et coordonnées : y compris votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, antécédents professionnels, parcours scolaire ou professionnel, titre et fonction du poste.
b) Renseignements commerciaux : y compris les renseignements fournis dans le cadre de la relation contractuelle ou client entre vous ou votre organisation et Services Makila Inc., ou fournis volontairement par vous ou votre organisation.
c) Renseignements sur le profil et l’utilisation : y compris les mots de passe pour accéder à nos sites Web ou à nos plateformes ou services protégés par mot de passe, vos préférences pour ce qui est de recevoir des renseignements marketing de notre part, vos préférences de communication et des renseignements sur la façon dont vous utilisez nos sites Web, y compris les services que vous avez consultés ou qui ont fait l’objet d’une recherche de votre part, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites de certaines pages et les renseignements sur les interactions (comme le défilement, les clics et les survols du curseur). Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins ou de technologies similaires, veuillez consulter notre politique en matière de témoins https://www.makila.ai/politiquedusagedestemoins/.
d) Renseignements techniques : y compris les renseignements recueillis lors de vos visites sur nos sites Web, l’adresse IP (Internet Protocol), les données de connexion, le type et la version du navigateur, le type d’appareil, le réglage du fuseau horaire, les types et versions du module externe de navigation, ainsi que les systèmes et la plateforme d’exploitation. Pour en savoir plus sur notre utilisation de témoins ou de technologies similaires, veuillez consulter notre politique en matière de témoins https://www.makila.ai/politiquedusagedestemoins/
e) Renseignements au sujet de l’accès physique : les détails de vos visites dans nos locaux.
Veuillez noter : Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une personne autre que vous-même, vos employés, vos contreparties, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous devez vous assurer qu’ils comprennent comment leurs renseignements seront utilisés et qu’ils vous autorisent à nous les communiquer et à nous permettre, ainsi qu’à nos fournisseurs de services impartis, de les utiliser.
2.3 Pourquoi traitons-nous vos renseignements personnels? Services Makila Inc. traite vos renseignements personnels pour gérer notre entreprise et pour entretenir et établir des relations d’affaires. Nous traitons uniquement les renseignements nécessaires à ces fins. Si nous sommes tenus de traiter vos renseignements personnels à des fins différentes de celles décrites aux présentes, nous obtiendrons votre consentement avant de le faire, sauf dans les circonstances énoncées au paragraphe 2.9 de l’avis.
Les fins auxquelles nous traitons les renseignements personnels sont les suivantes :
a) Pour exécuter toute obligation découlant d’un contrat conclu entre nous et vous ou pour prendre toute mesure liée à un contrat, avec vous ou votre organisation, y compris :
(i) pour vous inscrire comme client;
(ii) pour fournir et administrer nos services ou d’autres services ou solutions, selon vos instructions ou celles de votre organisation;
(iii) pour administrer et gérer notre relation avec vous, y compris la comptabilité, l’audit, et pour prendre d’autres mesures liées à l’exécution de notre relation commerciale, y compris l’identification des personnes autorisées à représenter nos clients, fournisseurs ou prestataires de services;
(iv) pour traiter les paiements, la facturation et le recouvrement;
(v) pour recruter et pour traiter les demandes d’emploi.
b) Selon ce dont nous avons besoin pour exercer nos activités et poursuivre nos intérêts légitimes, en particulier :
(i) pour fournir nos services et répondre à toute question ou préoccupation concernant nos services;
(ii) pour analyser et améliorer nos services et communications, y compris nos activités sur notre site Internet et pour surveiller le respect de nos politiques et normes;
(iii) pour gérer l’accès à nos locaux et à des fins de sécurité;
(iv) pour protéger la sécurité de nos communications et autres systèmes et pour prévenir et détecter les menaces à la sécurité, les fraudes ou d’autres activités criminelles ou malveillantes;
(v) à des fins d’assurance;
(vi) pour recueillir des renseignements sur vos préférences afin de personnaliser et d’améliorer la qualité de nos communications avec vous;
(vii) pour traiter automatiquement les renseignements personnels (nom, prénom, email, numéro de téléphone, adresse postale) pour vous contacter dans le but d’établir des relations d’affaires.
c) Selon ce dont nous avons besoin pour mener des activités de marketing ou d’autres activités promotionnelles, notamment :
(i) pour communiquer le matériel promotionnel que vous avez demandé et duquel vous pouvez vous désabonner en contactant Makila.
(ii) pour vous inviter à un de nos événements et activités commerciales.
d) Selon ce dont nous avons besoin pour respecter nos obligations légales ou intenter des poursuites, notamment :
(i) pour protéger nos droits et notre sécurité ainsi que ceux des tiers;
(ii) pour nous conformer aux exigences légales ou aux ordonnances des tribunaux;
(iii) pour intenter des poursuites et présenter une défense dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’un arbitrage ou d’une procédure semblable;
(iv) pour communiquer cette information aux conseillers qui nous aident à nous conformer aux exigences juridiques, comptables ou en matière de sécurité.
e) Comme il est autrement autorisé par la loi.
Services Makila Inc. ne vous fournira des renseignements liés au marketing qu’après que vous ayez, lorsque la loi l’exige, choisi de recevoir ces communications et que vous ayez eu la possibilité de vous désabonner à tout moment.
Services Makila Inc. n’utilisera pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées affectant ou créant des profils autres que ceux décrits ci-dessus.
Services Makila Inc. n’utilisera pas les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement, sauf dans les cas suivants :
a) des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible l’obtention du consentement;
b) Services Makila Inc. est autorisée à le faire ou est tenue de le faire selon les lois applicables.
2.4 Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? Les circonstances dans lesquelles nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant comprennent celles qui suivent :
a) lorsque vous ou votre organisation nous demandez conseil ou utilisez l’un de nos services clients en ligne;
b) lorsque vous ou votre organisation proposez de nous fournir ou nous fournissez des services;
c) lorsque vous avez consentis à ce qu’un tiers nous fournisse vos renseignements personnels;
d) lorsque vous communiquez avec nous par téléphone, courriel ou tout autre moyen électronique, ou par écrit, ou lorsque vous nous fournissez directement d’autres renseignements, y compris lors de conversations avec nos employés;
e) lorsque vous ou votre organisation naviguez, remplissez un formulaire (y compris des renseignements signalant un problème avec le site Internet) ou faites une demande de renseignements ou interagissez autrement sur notre site Web ou d’autres plateformes en ligne, vous fournissez volontairement des renseignements qui pourraient être inclus dans la collecte de renseignements personnels. Selon les circonstances, cela peut inclure des renseignements personnels comme l’adresse postale physique, l’adresse courriel personnelle, le ou les numéros de téléphone et d’autres détails tels que le sexe, l’emploi et d’autres renseignements démographiques. Vous trouverez plus de renseignements sur la manière dont notre site Web traite les renseignements personnels au paragraphe 2.8 de l’avis;
f) lorsque vous assistez à nos séminaires ou à d’autres événements ou que vous vous inscrivez pour recevoir des renseignements de notre part, y compris une formation;
g) lorsque vous vous informez auprès de votre organisation, d’autres organisations avec lesquelles vous faites affaire, comme d’anciens employeurs et établissements d’enseignement, ou auprès de sources tierces comme des organismes gouvernementaux, une agence d’évaluation du crédit, des fournisseurs de services d’information ou des documents accessibles au public;
h) lorsque vous activez des fonctions sur vos appareils technologiques qui nous permettent de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler. Vous pouvez désactiver ces fonctions en consultant la « Politique d’utilisation des témoins » accesssible ici Politique d’usage des témoins – Makila
2.5 Que se passe-t-il si je ne fournis pas mes renseignements personnels?
Lorsque nous devons recueillir des renseignements personnels en vertu de la loi ou afin de traiter vos instructions ou exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous et que vous ne fournissez pas ces renseignements personnels lorsqu’on vous les demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter vos instructions ou d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou essayons de conclure avec vous. Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler le mandat que vous nous avez confié ou le contrat que nous avons conclu avec vous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.
2.6 Quelle est l’étendue des renseignements personnels dont nous avons besoin?
Services Makila Inc. limite les renseignements personnels que nous traitons à ce qui est nécessaire pour gérer nos activités et entretenir et établir nos relations d’affaires.
2.7 Comment savez-vous comment nous traitons vos renseignements personnels que nous recevons d’un tiers?
Lorsque les renseignements personnels n’ont pas été recueillis directement auprès de vous, nous vous fournissons les renseignements suivants :
a) notre nom et nos coordonnées et, le cas échéant, ceux de notre représentant;
b) les coordonnées de notre RPVP;
c) les fins du traitement auxquelles les renseignements personnels sont destinés ainsi que le fondement juridique du traitement;
d) les catégories de renseignements personnels concernées et les méthodes utilisées pour les recueillir;
e) les destinataires des catégories de destinataires des renseignements personnels, le cas échéant;
f) le cas échéant, notre intention de transférer des renseignements personnels à des destinataires dans d’autres pays, une description des mesures de protection appropriées ou convenables mises en place pour protéger ces renseignements, et comment vous pouvez obtenir une copie des renseignements ou l’endroit où ils ont été mis à disposition;
g) la période pour laquelle les renseignements personnels seront conservés ou, si cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période;
h) si le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de Services Makila Inc. ou d’un tiers;
i) l’existence du droit de demander à Services Makila Inc. l’accès et/ou la rectification, l’arrêt de la diffusion, la désindexation, la réindexation et/ou la mobilité de vos renseignements personnels;
j) l’existence du droit de retirer son consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait;
k) la source des renseignements personnels et, le cas échéant, s’ils proviennent de sources accessibles au public.
Services Makila Inc. n’est pas tenue de vous fournir les renseignements ci-dessus dans les cas suivants :
a) vous avez déjà les renseignements;
b) la communication de ces renseignements se révèle impossible ou exigerait un effort disproportionné;
c) la communication est expressément interdite par la loi à laquelle nous devons nous conformer et qui prévoit des mesures appropriées pour protéger vos intérêts légitimes;
d) les renseignements personnels doivent demeurer confidentiels sous réserve d’une obligation de secret professionnel régie par la loi.
2.8 Comment vos renseignements personnels sont-ils traités lors de l’utilisation de notre site Web?
2.8.1 Renseignements recueillis lors de votre utilisation de notre site
Pour garantir que notre site Internet soit optimisé pour une utilisation facile et/ou pour les communications futures, Services Makila Inc. ou nos fournisseurs de services peuvent utiliser des témoins pour recueillir des renseignements Internet standard sur la manière dont vous utilisez le site Internet et le moment où vous l’utilisez. Ces renseignements peuvent inclure votre adresse IP et vos données de localisation, les blogues, l’heure, la date, les préférences linguistiques, le navigateur utilisé, les adresses Web de référence, d’autres données de communication, les recherches effectuées et les pages visitées.
Nos communications de marketing par courriel ne contiennent pas de « pixel invisible ».
2.8.2 Widgets de médias sociaux
Le site Internet de Services Makila Inc. peut inclure des widgets, comme le bouton « Partager » ou des mini-programmes interactifs qui s’exécutent sur notre site Internet. Ces fonctionnalités peuvent recueillir votre adresse IP et les pages que vous visitez sur notre site Internet, et elles peuvent créer un témoin pour leur permettre de fonctionner correctement. Les fonctionnalités et widgets de médias sociaux sont soit hébergés par un tiers, soit hébergés directement sur notre site Internet. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité de l’entreprise qui fournit ce service.
2.8.3
Le site Internet de Services Makila Inc. contient des liens vers d’autres sites Internet, dont les pratiques de confidentialité peuvent différer des nôtres. Si vous transmettez des renseignements personnels à l’un de ces sites Internet, vos renseignements sont régis par les politiques de protection des renseignements personnels de ces sites Internet et nous n’acceptons aucune responsabilité ni obligation à l’égard des sites de tiers. Veuillez vérifier les politiques de confidentialité publiées sur les sites de tiers auxquels vous pouvez accéder à partir de notre site Internet avant de leur soumettre des renseignements personnels.
2.9 Partageons-nous vos renseignements personnels?
Services Makila Inc. partage vos renseignements personnels uniquement dans les cas suivants et avec les destinataires suivants :
(i) si nous avons recueilli vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services à l’un de nos clients, nous pouvons les communiquer à ce client et, lorsque la loi le permet, à d’autres personnes aux fins de la prestation de nos services;
(ii) avec des sociétés qui fournissent des services de réduction du risque de crédit et à d’autres services de prévention de la fraude et du crime et avec des sociétés qui fournissent des services semblables, y compris des institutions financières, des agences d’évaluation du crédit et des organismes de réglementation avec lesquels ces renseignements personnels sont partagés;
(iii) avec des tribunaux, des autorités chargées de l’application de la loi, des organismes de réglementation, des représentants gouvernementaux, des avocats ou d’autres parties, lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, faire valoir ou contester une réclamation fondée en droit ou en equity, ou aux fins d’un processus confidentiel de règlement extrajudiciaire des différends;
(iv) si nous réalisons une opération commerciale au sens de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels – auquel cas nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au vendeur ou à l’acheteur éventuel de cette entreprise ou de ces actifs à qui nous cédons nos droits et obligations ou en faveur de qui nous en effectuons la novation.
Veuillez noter : Il se peut que Services Makila Inc., ses fournisseurs de services tiers et d’autres tiers auxquels nous communiquons des renseignements aux termes de l’avis exercent des activités à l’extérieur du Canada.
Les renseignements personnels qui sont traités dans des pays autres que le Canada peuvent être assujettis aux lois de ces pays (p. ex., lorsqu’un fournisseur de services tiers exerce des activités à l’échelle internationale). Par conséquent, il se peut que des renseignements personnels soient communiqués en réponse à des demandes valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou de responsables de l’application de la loi dans des pays étrangers.
Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires concernant le traitement de vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada en contactant notre RPVP aux coordonnées indiquées au paragraphe 2.1.2 ci-dessus.
2.10 Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Services Makila Inc. ne conservera les renseignements personnels que durant la période qui est raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou d’information et, au besoin pour faire valoir ou défendre ses droits, jusqu’à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu’à ce que les droits en cause aient été réglés. Comme ces fins varient selon les renseignements personnels en cause, nous vous invitons à communiquer avec notre RPVP pour toute question qui vous concerne.
À l’expiration de la période de conservation applicable, nous détruirons en toute sécurité vos renseignements personnels conformément aux lois et règlements applicables et à nos politiques en matière de conservation des données.
2.11 Comment garantissons-nous l’exactitude de vos renseignements personnels ?
Services Makila Inc. déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels soient conservés de façon telle qu’ils soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettons pas régulièrement à jour vos renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire. Afin de nous aider à tenir à jour vos renseignements personnels et à en assurer l’exactitude, vous devez nous informer sans délai de tout changement dans les renseignements que vous nous fournissez.
2.12 Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Services Makila Inc. s’engage à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels. Nous employons des mesures de sécurité qui sont habituelles dans le secteur des technologies de l’information et adaptées à la sensibilité de l’information, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques. Parmi ces mesures, mentionnons l’accès restreint aux bureaux, la formation du personnel, la limitation de l’accès à l’information selon le principe du « besoin de savoir », l’utilisation de mots de passe et des politiques et pratiques internes bien définies.
Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des données transmises à notre site Internet. Toute transmission que vous effectuez est à vos risques et périls. Une fois que nous aurons reçu vos renseignements, nous appliquerons nos pratiques de sécurité pour essayer d’empêcher l’accès, l’utilisation et/ou la communication non autorisés.
Services Makila Inc. peut stocker et traiter vos renseignements personnels dans nos bureaux de Montréal. Nous utilisons des moyens contractuels et autres pour fournir un niveau de protection comparable pendant que les renseignements sont stockés, manipulés et traités par des fournisseurs de services tiers.
2.13 Qui contacter en cas de questions
Services Makila Inc. s’engage à faire preuve de transparence en ce qui concerne nos politiques et vous invite à contacter le RPVP pour toute question que vous pourriez avoir ou à visiter notre site Web.
2.14 Quels sont vos droits?
Vous disposez de divers droits concernant notre utilisation de vos renseignements personnels :
a) Accès : Vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et d’en demander une copie. Pour ce faire, veuillez nous contacter aux coordonnées fournies au paragraphe 2.1.2. Il existe des exceptions à ce droit, de sorte que l’accès peut être refusé si, par exemple, la mise à votre disposition des renseignements révélait des renseignements personnels au sujet d’une autre personne, ou si nous sommes légalement empêchés de communiquer ces renseignements.
b) Retrait de consentement : Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, vous avez le droit de le retirer en tout ou en partie. Pour retirer votre consentement, veuillez contacter le RPVP aux coordonnées fournies au paragraphe 2.1.2. Une fois que nous aurons reçu la notification que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos renseignements aux fins auxquelles vous avez initialement consenti, sauf s’il existe un autre motif légal pour le traitement. Le retrait du consentement à recevoir des communications marketing n’a aucune incidence sur le traitement des renseignements personnels aux fins de la prestation de nos services.
c) Exactitude : Nous voulons que vos renseignements personnels demeurent exacts, à jour et complets. Nous vous encourageons à nous contacter aux coordonnées fournies au paragraphe 2.1.2 pour nous faire savoir si vos renseignements personnels sont inexacts ou changent, afin que nous puissions les mettre à jour.
d) Cessation de diffusion : Vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels si la diffusion est contraire à la loi ou à l’ordonnance d’un tribunal.
Vous avez également le droit de demander que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels si les conditions suivantes sont réunies :
(i) la diffusion des renseignements vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;
(ii) le préjudice est nettement plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;
(iii) la cessation de diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.
e) Désindexation : Vous avez le droit de nous demander de désindexer tout hyperlien attaché à votre nom et permettant d’accéder à des renseignements par un moyen technologique si la diffusion est contraire à la loi ou à l’ordonnance d’un tribunal.
Vous avez également le droit de nous demander de désindexer un lien donnant accès à des renseignements lorsque les conditions suivantes sont réunies :
(i) la diffusion des renseignements vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;
(ii) le préjudice est nettement plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou à l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;
(iii) la cessation de diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.
f) Réindexation : Vous avez également le droit de nous demander de réindexer un lien donnant accès à des renseignements lorsque les conditions suivantes sont réunies :
(i) le fait de ne pas le faire vous cause un préjudice grave relativement à votre droit au respect de votre réputation ou de votre vie privée;
(ii) le préjudice causé par le défaut de réindexation est plus grand que l’intérêt du public à connaître les renseignements ou l’intérêt du droit de toute personne de s’exprimer librement;
(iii) la réindexation demandée ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour empêcher la perpétuation du préjudice.
g) Mobilité : Vous avez le droit de demander que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous vous soient communiqués dans un format technologique couramment utilisé ainsi qu’à toute personne ou entité autorisée par la loi à recueillir ces renseignements. Ce droit ne s’étend pas aux renseignements qui ont été créés ou déduits à partir de vos renseignements personnels et nous ne sommes pas tenus de communiquer ces renseignements si cela soulève de graves difficultés d’ordre pratique.
h) Plaintes : Si vous pensez que vos droits à la protection de vos renseignements personnels ont pu être violés, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente, ou de demander réparation auprès des tribunaux.
2.14.2 Accès à l’information
Vous pouvez vous renseigner sur vos renseignements personnels ou obtenir de l’aide pour remplir une demande d’accès en contactant notre RPVP aux coordonnées fournies au paragraphe 2.1.2.
Services Makila Inc. répondra généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires. Dans les cas où nous ne sommes pas en mesure de fournir l’accès, ou si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à une demande, nous vous aviserons par écrit.
Sur le fondement de dispenses prévues par les lois applicables, Services Makila Inc. pourrait ne pas être en mesure de communiquer certains types de renseignements. Dans la mesure du possible, nous retrancherons les renseignements qui ne seront pas communiqués et nous vous donnerons accès aux autres renseignements. Si nous ne sommes pas en mesure de vous fournir l’accès aux renseignements personnels ou de vous les communiquer, nous vous fournirons une explication, sous réserve de restrictions.
Dans certaines circonstances, comme lorsque la demande est excessive ou non fondée, nous pouvons vous imposer des frais administratifs pour l’accès à vos renseignements personnels. Nous pouvons également facturer des copies supplémentaires. Nous vous informerons des frais éventuels avant de donner suite à une demande.
2.15 Comment résolvons-nous vos préoccupations?
Les rapports, préoccupations, plaintes ou incidents dont nous prenons connaissance et qui mettent en cause une conduite susceptible de contrevenir à l’avis seront traités de manière confidentielle dans la mesure du possible. Toutefois, la communication de certains renseignements peut être nécessaire pour répondre adéquatement aux questions soulevées, faciliter le déroulement de l’enquête et mettre en œuvre des solutions, au besoin.
2.15.1 Processus de signalement des incidents et de recours hiérarchique
Nous prenons au sérieux toute atteinte potentielle ou réelle aux renseignements personnels.
Vous pouvez faire part de vos préoccupations au sujet du traitement de vos renseignements personnels directement à notre RPVP.
Le RPVP fera appel aux paliers de direction appropriés pour l’aider à résoudre le problème.
2.15.2 Autres recours
Bien que nous nous engagions à régler toutes les questions relatives aux renseignements personnels à l’interne, aucune disposition du présent avis ne vous empêche de communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial compétent.
2.15.3 Interdiction de représailles
Nous n’exercerons pas de représailles contre une personne qui, de bonne foi et pour des motifs raisonnables, soulève des questions ou des préoccupations concernant ses renseignements personnels.
3. Prise d’effet et modification
L’avis prend effet le 07 Août 2024 et remplace toutes les versions précédentes.
Services Makila Inc. se réserve le droit d’interpréter l’avis à sa seule discrétion et d’y apporter les modifications qu’elle juge appropriées de temps à autre sans avoir à donner de préavis.
La législation sur la protection des renseignements personnels continue d’évoluer et, par conséquent, nous pouvons modifier le présent avis à l’occasion, à notre entière discrétion, sans vous en aviser au préalable ni engager notre responsabilité envers vous ou toute autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels par nous sera régi par la version du présent avis qui est en vigueur à ce moment-là.